Conditions d’utilisation de l’assistant virtuel de la Ville de Terrebonne 

Protection des renseignements partagés et utilisation du service

1. Objectif 

L’assistant virtuel de la Ville de Terrebonne est un outil automatisé conçu pour fournir rapidement de l’information générale aux citoyens. Il s’appuie sur les contenus disponibles sur le site Internet de la Ville ainsi que sur des technologies d’intelligence artificielle : https://terrebonne.ca/.  

• Répondre aux questions générales des citoyens; 
• Diriger les utilisateurs vers les services municipaux appropriés; 
• Offrir un accès rapide à l’information disponible en ligne. 

2. Collecte de données et utilisation des questions posées à l’assistant virtuel 

Dans le cadre de l’utilisation de l’assistant virtuel : 

• Aucune donnée personnelle ni de navigation ni de géolocalisation n’est collectée; 
• Les informations volontairement partagées par l’utilisateur dans ces échanges peuvent être utilisées à des fins d’analyse statistique; 
• Ces échanges peuvent également servir à améliorer la performance de l’assistant virtuel ainsi que la qualité du site Internet et des services numériques. 

L’utilisateur doit s’abstenir de transmettre des données personnelles sensibles, notamment, mais sans s’y limiter: 

• Numéro d’assurance sociale (NAS); 
• Informations financières ou médicales; 
• Numéro de carte de crédit ou mot de passe; 
• Nom, prénom; 
• Date de naissance complète ou coordonnées personnelles détaillées. 

Ces renseignements ne sont pas nécessaires pour l’utilisation de l’assistant virtuel et leur transmission est fortement déconseillée.  

3. Consentement

En utilisant l’assistant virtuel, l’utilisateur: 

• S’engage à utiliser le service de manière respectueuse et appropriée; 
• Reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions d’utilisation et déclare les accepter sans réserve; 
• Consent à l’utilisation de ses échanges selon les modalités décrites. 

4. Limites technologiques 

L’assistant virtuel comporte certaines limites, à savoir: 

• Les réponses générées peuvent être incomplètes, imprécises ou comporter des erreurs; 
• Il ne remplace pas l’assistance ou l’intervention d’un employé de la Ville de Terrebonne; 
• Il ne constitue pas un canal officiel pour effectuer des démarches administratives, soumettre des demandes ou transmettre des documents;
• Il ne fournit aucun avis de nature juridique, technique ou professionnel;  
• L’exactitude, l’exhaustivité et l’actualité des renseignements fournis ne sont pas garanties; 
• Les informations communiquées par l’assistant virtuel ne remplacent en aucun cas les documents, décisions, avis ou publications officielles de la Ville de Terrebonne, lesquels prévalent en cas de divergence. 

L’ensemble des réponses fournies par l’assistant virtuel est à titre informatif uniquement. 
Il incombe à l’utilisateur de valider toute information importante auprès de sources officielles compétentes. 

5. Engagements de la Ville de Terrebonne 

La Ville de Terrebonne s’engage à : 

• Protéger les transcriptions des échanges avec l’assistant virtuel au moyen des mesures de sécurité appropriées, notamment l’intégration d’un mécanisme d’interception des données visant à protéger la vie privée des utilisateurs détectant ainsi automatiquement les renseignements personnels pour les retirer avant toute transcription par l’assistant virtuel; 
  • Nom
  • Prénom 
  • Adresse courriel 
  • Numéro de téléphone 
  • Date de naissance  
  • Numéro civique 
  • Code postal 
  • Numéro d’assurance sociale 
  • Numéro de permis de conduire du Québec 
  • Numéro d’assurance maladie du Québec 
  • Numéro de carte de paiement 
  • Mot de passe 
• Veiller à ce que ces transcriptions soient accessibles seulement aux membres du personnel de la Ville qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions; 
• S’assurer que ces données ne soient pas utilisées à des fins commerciales; 
• S’assurer que ces données ne soient pas communiquées à des tiers, sauf en cas d’obligation légale.  

Pour en savoir plus :  

• Politique de confidentialité
• Politique sur la protection des renseignements personnels 

6. Responsabilité d’utilisation de l’assistant virtuel 

La Ville de Terrebonne décline toute responsabilité à l’égard de ce qui suit: 

• L’utilisation faite de l’outil; 
• Les décisions prises sur la base des informations fournies; 
• Toute erreur, inexactitude ou omission dans les réponses générées;  
• Les résultats obtenus à la suite de l’utilisation de l’assistant virtuel; 
• L’utilisateur demeure entièrement responsable de ses décisions; 
• Tout renseignement personnel communiqué volontairement par un utilisateur et qui, malgré les mesures de protection mises en place, n’aurait pas été intercepté par le mécanisme de blocage en raison de contraintes techniques, contextuelles ou opérationnelles. 

7. Mise à jour des informations 

Les réponses et directives fournies par l’assistant virtuel peuvent être modifiées en tout temps. Il est de la responsabilité de l’utilisateur de consulter régulièrement ces conditions d’utilisation afin de prendre connaissance des éventuelles mises à jour.